Factura electrónica para las administraciones públicas

El pasado 15 de enero entró en vigor la obligatoriedad de emitir las facturas electrónicamente para determinadas empresas, a raíz de la publicación de la “Ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público”.

Esta ley, además de contemplar requisitos de obligatoriedad para aquellas empresas que facturan al sector público, incluye la de emisión de facturas electrónicas de las empresas que, siendo prestadoras de servicios de especial trascendencia, tengan más de 100 empleados o un volumen anual de operaciones superior a 6.010.121,04€, cuando facturen al sector privado.

Por desgracia, y a pesar de las numerosas notificaciones que hemos realizado desde TIC-Euskadi y desde todas nuestras asociaciones, hoy en día existen muchas empresas que no saben cómo afrontar esta situación.

Desde el día 15 numerosas administraciones públicas están notificando a sus empresas proveedoras la obligatoriedad de emitir las facturas en formato electrónico, a pesar de que las empresas pensaban que iban a contar con un margen de tiempo antes de su aplicación definitiva.

Nosotros ya hemos recibido bastantes consultas sobre cómo abordar esta obligatoriedad y cómo implementar de una manera rápida y económica la facturación electrónica en sus empresas.

En este artículo os daré una guía para implementar la factura electrónica de manera rápida y económica, y aclararé algunas dudas habituales.

Qué es la factura electrónica

El nuevo marco legal y tecnológico permite a las empresas disponer de una nueva vía para gestionar el envío de las facturas a sus asociados comerciales.

La Factura Electrónica es transmitida por medios telemáticos por el emisor y se conserva en soporte informático, por lo que es posible su consulta e impresión en cualquier momento.

Por lo tanto ya no es necesario imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente, y todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) puede hacerse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.

Está claro, pues, que el empleo de la factura electrónica supone numerosos beneficios tanto para los profesionales como para las empresas que se decidan a adoptar este sistema de facturación.

¿Cómo es un sistema de Facturación Electrónica?

Los pasos generales de un sistema de facturación electrónica son los siguientes:

1. Creación y firma digital de la factura.
2. Envío y recepción telemática del documento autenticado.
3. Conservación en soporte digital.
4. Envío telemático a la Administración cuando sea requerido.

Los beneficios de utilizar la factura electrónica

Emisor:

• Ahorro de costes: no se necesitan sellos, papel, ensobrado ni archivado de copias.
• Rapidez en la localización de documentos.
• Agilidad en el pago.  

Receptor:

• Ahorro de tiempo y personal en tareas que no aportan valor.
• Mayor productividad del personal, antes dedicado a la introducción de datos o gestión de documentos.
• Los datos no contienen errores. Con el volcado automático de los datos al programa de gestión se evita el registro manual de la factura.
• Comprobación automática de la factura con los albaranes del proveedor.
• Reclamación inmediata y automática.
• Registro automático en contabilidad.

¿Qué son las plataformas o puntos de entrada de las facturas electrónicas?

Lo primero que debemos saber qué punto de entrada o plataforma de recepción de facturas electrónicas utiliza la administración o empresa pública a la que queremos facturar.

Y es que por desgracia, en vez de existir un único punto de entrada común para todas las administraciones públicas, en España existen varios puntos de entrada, ya que algunas comunidades autónomas han creado la suya propia. Por lo tanto, cada administración pública (Ayuntamientos, Diputaciones, Empresas Públicas, etc.) decide utilizar un punto de acceso u otro para recibir las facturas electrónicas.

Actualmente existen en España varias plataformas o puntos de entrada (FACe, AOC, La Xunta, Ef4ktur…), pero concretamente las administraciones públicas de la comunidad autónoma vascas utilizan básicamente dos plataformas: FACe y Ef4ktur. 

FACe: Es la plataforma desarrollada por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas del Gobierno de España. El listado de órganos gestores y unidades tramitadoras que aceptan facturas a través de este portal lo podrá consultar aquí: Listado receptores FACe. Web de FACe: https://face.gob.es

Ef4ktur: Es la plataforma creada por las Diputaciones Forales Vascas, disponible para aquellas administraciones vascas que quieran hacer uso de ella. El listado de órganos gestores y unidades tramitadoras que aceptan facturas a través de este portal lo podrá consultar aquí: Listado receptores Ef4ktur. Web de Ef4ktur: https://www.ef4ktur.com

¿Qué necesito para enviar facturas electrónicas a las administraciones públicas? 

1.  Deberá disponer de un certificado digital válido emitido por la FNMT, Izenpe, etc.

2. Deberá conocer la plataforma de recepción de facturas electrónicas que utiliza la administración pública a la que vamos a remitir la factura. Y también deberá conocer los códigos de la Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora a la que remitirá la factura electrónica.

3. Deberá generar la factura con formato Facturae 3.2/3.2.1. para su posterior envío a la plataforma correspondiente.

Para generar la factura con formato Facturae existen varias opciones:

• Generar y/o enviar las facturas electrónicas a través de su ERP/Programa de gestión de facturación, en caso de que el mismo esté preparado. Esto sería lo ideal, ya que nos evitaría tener que generar de nuevo la factura para enviarla electrónicamente, evitando así duplicar el trabajo.

• Utilizar los programas gratuitos disponibles para cada plataforma.

• FACe: Programa Gestión de Facturación Electrónica (Windows, Mac OS, Linux)

• Ef4ktur: Programa Ef4ktur  (Windows, Mac OS, Linux)

Tanto el programa de FACe como el Ef4ktur también permite generar una factura en PDF firmada electrónicamente para enviarla posteriormente por correo electrónico.

Desde las asociaciones empresariales de Euskadi (Adegi, Cebek, Sea, Asle, Cecobi, Aveq-Kimika, Fvem, etc.) se han realizado diferentes cursos de formación sobre la implantación de la factura electrónica en las empresas. 

Adegi: 943309030

Cebek: 944002800

Sea: 900373051

Asle: 944354730

Cecobi: 944002800

Fvem: 944396469

...

En cualquier caso, os podéis poner en contacto conmigo para que desde la asociación os ayudemos a implantar la factura electrónica en vuestras empresas.

Más información:

FACe: https://face.gob.es

Ef4ktur: https://www.ef4ktur.com

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